集團各分子公司、建星建造各職能中心及各項目部：

  為保障集團公司檔案的完整及時性，根據檔案管理工作安排及要求，集團檔案室開始接收 2019 年度的檔案資料。請各分、子公司各部門認真收集應歸檔的文件資料，及時整理移交集團檔案室，相關要求如下：

  一、 歸檔移交范圍

  請各單位及相關部門參照《檔案管理制度》要求，按照《公司檔案類目及保管期限表》(詳見附件 2)歸檔移交文書檔案、財務檔案、科技檔案等各類材料。

  注：1、各部門對照歸檔范圍若有不相符之處，望及時反饋檔案室，以便修訂。2、新成立單位歸檔范圍尚末列入附件(2)中，相關部門可根據本部門實際情況，將檔案材料進行移交。

  二、 歸檔整理與文件材料要求

  (一)歸檔整理要求

  1、各單位要高度重視、做好本單位檔案材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。

  2、各部門兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、整理，確保檔案材料收集齊全、完整，并按時移交集團檔案室。

  3、凡產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責移交， 相關部門協助提供材料。

  (二)歸檔文件材料要求

  1、歸檔文件材料原則上為原件，不歸檔復印件(重要文件無原件的，可提供復印件，但須備注清楚原件去向及存檔地)。

  2、歸檔文件材料應完整、準確，檔案整理過程中需逐(件)檢查，做到不缺項、不漏項，不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏，特別是附件不能遺漏。

  3、歸檔文件材料字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。文件內容、格式應符合公文標準及專業文件編制規范。

  4、移交材料(特別是上級批文、來文)若有電子掃描件請將電子版一并移交集團檔案室，并在移交清單中注明。

  5、對于保密性較強的檔案材料，在移交時應加以說明。

  三、 檔案移交手續

  1、移交要求

  檔案材料移交前，移交方需將電子目錄傳給集團檔案室相應的接收人審閱，審核通過后方可將紙質材料移交集團檔案室。檔案材料移交時，必須是兼職檔案員本人。

  2、歸檔驗收

  移交檔案時，交接雙方當面清點核對，按歸檔要求進行驗收，不符合要求的須退回整改，驗收合格后方可辦理移交手續。

  3、移交手續

  移交檔案材料時必須填寫《文件材料移交清單》(詳見附件三)，清單一式二份，內容較多的需加編頁號，經交接雙方簽字后各留一份備查。

  四、歸檔移交時間

  請各部門于 2020 年 6 月 30 日前完成 2019 年度的檔案移交工作。

  五、聯系方式

  各部門在檔案歸檔、整理、組卷和移交過程中若有問題，請及時與集團總部檔案室 205 室余苑香聯系，聯系方式：13536597800。

  特此通知。

  廣東建星控股集團有限公司

  二〇二〇年五月九日